La situation étant exceptionnelle, vous suivez probablement autant que nous l’évolution de la crise du Covid-19. 

Étant donné les mesures de confinement pour empêcher la propagation communautaire, plusieurs de vos employés de bureau vous demanderont de travailler de la maison. Bien que plusieurs d’entres-vous sentiez une certaine réticence, il n’y a pas de crainte à y avoir. 

Il y a deux semaines encore nous parlions de pénurie de main d’oeuvre comme étant le plus gros frein à la croissance des PME du Québec. Nous comprenons que nous traversons une période économique difficile, mais tout indique que la reprise économique sera rapide. En ce sens, vous prenez une excellente décision d’accommoder vos employés afin de  les garder au travail.

Vous ne le saviez peut-être pas, mais le télétravail est une très bonne mesure pour améliorer la productivité de vos employés. Contrairement aux croyances, nous observons une augmentation de l’efficacité et même une amélioration de la qualité du travail. Vous offrirez par ailleurs, une meilleure conciliation travail/famille, une diminution du temps perdu dans les transports, une baisse des taux de retard et d’absentéisme. Pour vos employés sensibles aux enjeux environnementaux, l’augmentation du télétravail réduit les émissions de CO2 liées au transport. Bref, en acceptant le télétravail vous contribuez positivement à la flexibilité de vos travailleurs. 

Toutefois, plusieurs d’entres-vous n’étiez pas prêts à une telle demande subite.

Au-delà de l’aide que vous pouvez offrir à vos employés pour leur aménagement personnel ou leur matériel, vous vous devez de passer à une infrastructure numérique pour faciliter leur travail, la communication et l’atteinte des objectifs. 

Passer au Cloud

G Suite de Google et Microsoft 365 sont les deux suites Cloud les plus complètes, performantes et sécuritaires sur le marché. Elles sont faciles d’utilisation et compatibles avec un plus grand nombre d’applications.

G Suite couvre les mêmes fonctions que la suite Microsoft 365 pour le bureau: que ce soit pour la rédaction de documents, la création de tableaux avec formules, la présentation PowerPoint, la gestion des courriels, etc. L’outil comprend : Gmail, Doc, Sheet, Slide, Calendrier, Chat, Meet, Keep et plus. Les deux suites Cloud permettent le travail de plusieurs individus à l’intérieur d’un même document. L’assignation de tâches, l’addition des commentaires, la proposition des modifications sont tous et toutes des options incluses. De plus, le partage des agendas, de notes, les canaux de messageries ( Chat ) internes permettent une excellente communication.  

L’accessibilité des données, les sauvegardes automatisées en continu et la collaboration transformereront positivement votre univers professionnel. Avec un stockage illimité, l’espace utilisé par les conversations de dialogue en direct (chat), événements, courriels et documents ne sont plus à gérer. Votre entreprise pourra donc avoir une traçabilité complète de l’information entrante ou sortante. 

Une solution de la sorte rendra vos fichiers accessibles d‘où vous le désirez et stockés de façon sécuritaire éliminant l’utilité des tunnels VPN. Les sauvegardes seront effectuées sur le Cloud en temps réel éliminant toutes zones grises possibles.

Finalement, une fois l’ensemble des données hébergées sur le Cloud, vous vous libérerez des firmes externes en TI. Vous deviendrez autonome et indépendante technologiquement. 

La supervision

Une des craintes les plus répandues est la difficulté de superviser une équipe à distance. Or,  il n’y a rien à craindre. D’abord, il est impérial de donner des objectifs clairs à tous les employés. Ensuite, il existe plusieurs applications de gestion de projet comme Teamwork, Trello, Monday, Odoo, Jira, ou autres. Par ailleurs, si vous voulez vous assurer que vos employés soient bel et bien au travail, il existe des outils de «punch de temps» qui calcule à distance les activités de vos employés. De ce fait, des applications telles que Toggle et Timedoctor se révèlent particulièrement intéressantes.

Maintenant pour ce qui est de la communication, les suites Cloud de Google ou Microsoft offrent toutes des environnements de dialogue en direct ou de vidéoconférence. Normalement, vous ne devriez pas voir de différence entre la maison et le bureau. 

Au-delà de votre infrastructure

Une dernière chose importante, lorsque vous arrivez à votre bureau, il est très rare que vous fassiez abstraction complète des autres. Dans une journée vos interactions informelles sont fréquentes. Vous discutez avec vos collègues de sujets personnels, de divertissement, de projets, d’idées, etc. Même si parfois, vous aimeriez éviter des conversations avec un collègue, ces moments sont importants. L’humain est un être social, il aime le contact humain. 

Sans discussion informelle, les gens peuvent s’ennuyer, avoir des moments de distraction importants, un manque d’attachement avec votre organisation. Combler se manque en ouvrant la caméra et en discutant avec un peu tout le monde. Prenez des nouvelles, faites des blagues, demandez l’opinion à vos collègues sur un dossier, etc. Bref, recréer ce sentiment de proximité que vous avez au bureau.